Kursus Pelatihan Efisiensi Pribadi dan Manajemen Rapat

Memahami Diri Sendiri dan Orang Lain

• Memahami bahwa ketika kita meminta orang lain untuk hadir dalam rapat, kita sedang memaksakan daftar prioritas kita kepada mereka
• Apa yang membuat kita berperilaku seperti yang kita lakukan?
• Apakah kita sadar bagaimana perilaku kita memengaruhi orang lain: apakah mereka selalu merespons dengan cara yang kita inginkan dan yang seharusnya? Jika tidak, mengapa…?

Proses untuk Mengelola Rapat

• Mengapa rapat diperlukan; apa alternatifnya; apakah ada alternatif yang lebih baik?
• Proses untuk memanggil, mengelola, dan mempersiapkan rapat:
  • Membuat agenda yang bermakna yang mencakup tujuan rapat, topik yang akan dibahas, dan waktu yang disarankan
  • Mengundang hanya orang yang tepat – dan tidak ada yang lain
  • Mengelola rapat: hanya mengizinkan kontribusi yang relevan (tetapi berhati-hati untuk membedakan antara relevan dan tidak relevan); tetap mengikuti agenda; tetap menjaga waktu
  • Menciptakan output: tidak selalu notulen terperinci tetapi, setidaknya, poin aksi
  • Mengatur pertemuan tindak lanjut

Hadir dalam Rapat

• Apakah saya perlu menghadiri semua rapat yang saya diundang?
• Bagaimana saya memutuskan apakah (atau tidak) menghadiri rapat?
• Apa justifikasi yang saya miliki untuk menolak hadir?
• Apa lagi yang boleh saya lakukan selama rapat yang terkait dengan peserta, materi yang dibahas, dan waktu?

Isu Efisiensi Pribadi dan Manajemen Waktu Lainnya

• Menetapkan Tujuan – pribadi dan profesional – dan mematuhinya
• Prioritas Pekerjaan
  • Bagaimana saya memutuskan apa yang perlu dilakukan?
  • Bagaimana saya memprioritaskan kegiatan ini?
• Waktu yang Diimposisikan oleh Karyawan: apakah staf dan rekan kerja saya bekerja untuk saya atau saya bekerja untuk mereka…?
• Pencuri Waktu: apa lagi yang mencuri waktu saya dan apa yang bisa saya lakukan tentang itu?
  • E-mail
  • Panggilan telepon
  • Interrupsi yang tidak direncanakan
  • Kegiatan pengalihan: penundaan…
  • Hal-hal lainnya…
• Delegasi yang Efektif
• Keteguhan: mencari kompromi; belajar berkata "tidak" secara efektif